« Dématérialisation et traitement automatique de factures » par IPaidThat

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Depuis 2019, la majeure partie des directeurs financiers ont adopté la dématérialisation des factures de leurs fournisseurs. Le choix de cette solution qui use de l'intelligence artificielle exige la considération de quelques aspects et l'examen approfondi des critères d'utilisation.

Comment procéder à la lecture automatique des factures ?

Nombreux sont les logiciels de traitement, comme l’iPaidthat, qui servent à la lecture automatique de toutes les factures fournisseurs. Ce nouveau concept représente un atout considérable pour améliorer les processus internes et réduire les coûts significatifs liés au traitement des factures fournisseurs. Avec l’existence de nouvelles technologies, comme la machine learning, les entreprises peuvent bénéficier d’un dispositif qui sert à traiter automatiquement les factures et d’une intégration directe aux informations du système de comptabilité de la société.

 

La dématérialisation et traitement automatique de factures utilisant iPaidThat est une aubaine pour les entreprises. Très avantageux, ce logiciel minimise non seulement les erreurs d’enregistrement, mais il allège les tâches à accomplir ainsi que le budget alloué à la facturation. En effet, l’existence du système de l’iPaidthat, un logiciel de note de frais et comptabilité, permet la dématérialisation de l’ensemble des démarches de la transmission de la facture jusqu’au moment du paiement. Ainsi, envoyer une facture à partir d’un mail ou par courrier n’est plus nécessaire, notamment pour les sociétés réalisant des prestations de services.

Les critères essentiels

Bien que le défi de la dématérialisation réside dans le traitement automatique des procédures manuelles, le risque d’erreur est minime et le travail est moins fastidieux. La mise en œuvre rapide de la dématérialisation et traitement automatique de factures à partir de la technologie d’intelligence artificielle iPaidThat requiert l’identification de l’organisation cible.

 

Voici donc les trois critères clés.

  • Le processus de disposition d’indicateurs qui manipulera les données : un outil de pilotage permettra l’accès facile à toutes les données nécessaires pour que les informations soient claires et précises.
  • Le respect de la législation et la réduction des risques de fraude : plusieurs types d’obligation à respecter existent en cours de la dématérialisation tels que le respect des dates butoirs du paiement. Cela pourrait être favorisé par certains éléments comme le suivi détaillé des factures, le suivi des factures à échéance ainsi qu’à la diminution des temps pour traiter les factures.
  • La fiabilité d’une piste d’audit est le troisième paramètre à prendre en considération. Elle permet la reconstitution du processus de facturation dans son intégralité, et ce, depuis son origine. Elle sert aussi à la justification de toute opération à partir d’une pièce d’origine. Très importante, cette fiabilité porte garant de la facture reçue ou émise.

 

Pour qu’une facture reste valable, certaines caractéristiques doivent être impérativement y figurer : un contenu lisible difficile à modifier, des mentions obligatoires, une signature électronique et un message bien structuré.

Dématérialisation et traitement automatique de factures, les avantages

La dématérialisation et traitement automatique de factures procurent de nombreux avantages à son utilisateur. Sa conception est devenue possible grâce au développement de la machine learning qui ne date pas d’hier. Effectuant des calculs et des prédictions en un temps record, cette technologie d’intelligence artificielle est incontournable pour gérer efficacement les factures fournisseurs.

 

En somme, l’usage de ce logiciel permet à une société de diminuer l’usage des papiers, d’avoir une meilleure réactivité, de réduire la durée de traitement et d’annihiler toutes marges d’erreur en termes de facturation.